Všeobecné podmínky pro vystavovatele na konferenci Den malých obcí

  1. Úvodní ustanovení
    1. Tyto podmínky upravují právní vztahy mezi pořadateli výstavní části 50. konference Den malých obcí (dále jako „akce“) a vystavovateli.
    2. Hlavním pořadatelem akce je PONCA, spol. s r. o., se sídlem v Praze 9, Drahobejlova 1142/34, zapsaná u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 109644, IČO 27461840.
    3. Spolupořadateli jsou TRIADA, spol. s r. o., se sídlem v Praze 9, U Svobodárny 1110/12, zapsaná u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 5091, IČO 43871020 a Český zavináč, z. s., se sídlem v Praze 9, U Svobodárny 1110/12, zapsaný u Městského soudu v Praze pod sp. zn. L 10943, IČO 70837457.
    4. Pokud se v těchto všeobecných podmínkách mluví o pořadateli, rozumí se tím jak hlavní pořadatel, tak i spolupořadatelé.
    5. Vystavovatelem je fyzická nebo právnická osoba, která projevila závazný zájem o účast na akci formou prezentace.
  2. Prezentační místo
    1. Prezentační místo je přidělováno na základě závazné objednávky vystavovatele a po zaplacení zálohové faktury vystavené pořadatelem vystavovateli.
    2. Pořadatel není povinen vyhovět případnému požadavku vystavovatele na konkrétní umístění prezentačního místa.
    3. Prezentační místo nesmí vystavovatel, a to ani z části, přenechat třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu pořadatele.
    4. Vystavovatel je oprávněn propagovat své výrobky a služby pouze na přiděleném prezentačním místě. Šíření letáků, vylepování materiálů či propagačních plakátů na okna, stěny nebo sloupy není dovoleno. Umístění firemních poutačů mimo vlastní expozici do ostatních částí konferenčního objektu včetně jeho bezprostředního okolí není dovoleno.
    5. Vystavovatel nesmí svojí prezentací omezovat ostatní vystavovatele (např. hlukem, světelnými efekty, promítáním apod.)
    6. Vystavovatel ručí za dodržování bezpečnostních a požárních předpisů a za škody způsobené jeho jednáním nebo jednáním jím pověřených osob. Pořadatel neručí za vystavované exponáty a za neplnění způsobené zásahem vyšší moci. V prostorách konání akce je v jejím průběhu zakázáno nabízet ostatním účastníkům ve větší míře alkohol a návykové látky, kouřit a používat otevřený oheň.
    7. Připojení prezentačního místa k internetu není zajištěno a zajišťuje jej vystavovatel na vlastní náklady a prostřednictvím vlastní techniky.
    8. Vystavovatel zodpovídá za případnou ztrátu a poškození předaného mobiliáře.
  3. Vystavovatelský průkaz
    1. Vystavovatelský průkaz je vydáván v den akce vystavovateli, který splní veškeré podmínky k účasti na akci. Opravňuje jednu osobu dle určení vystavovatele ke vstupu na akci a převzetí stravovací poukázky. Vystavovatelský průkaz neopravňuje k odebrání materiálů určených pro účastníky akce. Vystavovatelé jsou povinni nosit v průběhu akce průkaz vyplněný a na viditelném místě. Bez vystavovatelského průkazu není dovoleno setrvávat v prostorách konání akce.
    2. Pro nositele vystavovatelských průkazů a jejich chování v prostorách akce platí Všeobecné podmínky pro návštěvníky, nevyplývá-li z vystavovatelského průkazu jinak.
    3. Pro nositele vystavovatelských průkazů není zajišťováno přednostní nebo rezervované parkování.
  4. Katalog vystavovatelů
    1. Vystavovatel má nárok na zveřejnění základního zápisu v katalogu vystavovatelů.
    2. Údaje jsou převzaty z formuláře, který je součástí objednávky. Za nepřesnosti v katalogu vzniklé chybným vyplněním formuláře vystavovatelem nenese pořadatel odpovědnost. V případě nedodání podkladů ve stanoveném termínu bude zveřejněn pouze název společnosti vystavovatele a místo působení.
    3. Vystavovatel má nárok na zařazení informačního letáku do sborníku pro účastníky v rozsahu: formát A4, gramáž max. 135 g/m2, počet ks 950. Leták jiných parametrů bude přiložen ke konferenčním materiálům pouze po dohodě s pořadatelem.
    4. Letáky je nutno dodat na adresu pořadatele specifikovanou v nabídce v termínu stanoveném v objednávce. Letáky dodané po tomto termínu nebudou zařazeny a budou odmítnuty anebo vráceny vystavovateli na jeho náklady.
  5. Platební podmínky
    1. Úhrada prezentace musí být provedena před akcí na základě zálohové faktury vystavené pořadatelem. V případě prodlení vystavovatele s úhradou faktury si pořadatel vyhrazuje právo zrušit objednávku prezentace.
    2. Pro stornování již provedené objednávky platí následující storno podmínky:
      1. více než patnáct dnů před akcí: 0 % z výše objednávky
      2. 15–6 dnů před akcí: 30 % z výše objednávky
      3. 5 a méně dnů před akcí: 100 % z výše objednávky.

      Termínem storna se rozumí den, kdy bylo stornování objednávky pořadateli doručeno.

    3. Storno objednávky musí být doručeno pořadateli na kontaktní adresu sekretariat@ponca.eu nebo písemně na adresu pořadatele. V případě, že poplatek (nebo jeho dostatečná část) nebyl v den storna uhrazen, má pořadatel nárok na jeho zaplacení do výše dle termínu storna a objednatel se zavazuje mu tuto částku v takovém případě uhradit nejpozději do deseti dnů po konání akce.
    4. V případě naplnění kapacity si pořadatel vyhrazuje právo zastavit příjem objednávek i před uplynutím termínu uzávěrky přihlášek.
  6. Ochrana osobních údajů a pořizování záznamů
    1. Veškerá dokumentace vztahu mezi vystavovatelem a pořadatelem, stejně jako všechny podklady potřebné pro jeho výkon, jsou pořizovány a zpracovávány v souladu se Zásadami zpracování osobních údajů pořadatele.
    2. Pořadatel informuje, že v průběhu akce jsou pořizovány audio i video záznamy přednáškové části akce a dále jsou pořizovány fotografie z celé akce včetně vystavovatelské části v souladu s ustanoveními § 88 a 89 zák. č. 89/2012 Sb.
    3. Účelem pořizování záznamů je výkon práv a oprávněných zájmů pořadatele ve formě dokumentace průběhu akce, předkládání informací o akci partnerům akce, propagace akce a informování o akci prostřednictvím zpravodajství.
    4. Vystavovatel svou účastí na akci bere na vědomí, že jeho účast může být obsažena na fotodokumentaci, a souhlasí s tím.
    5. Vystavovatel je oprávněn pořizovat z akce a všech jejích jemu přístupných součástí audio i video dokumentaci pro vlastní potřebu v rozsahu, ve kterém mu to umožňuje platný právní řád. Přitom je povinen šetřit práva třetích osob a nijak nenarušovat průběh akce.

Tyto obchodní podmínky byly naposledy změněny a nabývají účinnosti dne 1. 9. 2018.