Všeobecné podmínky pro vystavovatele na 51. konferenci Den malých obcí

  1. Úvodní ustanovení
    1. Tyto podmínky upravují právní vztahy mezi pořadateli konference Den malých obcí 51 (dále jako „akce“) a vystavovateli.
    2. Hlavním pořadatelem akce je PONCA, spol. s r. o., se sídlem v Praze 9, Drahobejlova 1142/34, zapsaná u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 109644, IČO: 27461840
    3. Spolupořadateli jsou TRIADA, spol. s r. o. se sídlem v Praze 9, U Svobodárny 1110/12, zapsaná u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 5091, IČO: 43871020 a Český zavináč, z. s., se sídlem v Praze 9, U Svobodárny 1110/12, zapsaný u Městského soudu v Praze pod sp. zn. L 10943, IČO: 70837457.
    4. Pokud se v těchto všeobecných podmínkách mluví o pořadateli, rozumí se tím jak hlavní pořadatele, tak i spolupořadatelé.
    5. Vystavovatelem je fyzická nebo právnická osoba, která projevila závazný zájem o účast na akci formou prezentace.
  2. Prezentační místo
    1. Prezentační místo je přidělováno na základě závazné objednávky vystavovatele a po zaplacení zálohové faktury vystavené pořadatelem vystavovateli.
    2. Pořadatel není povinen vyhovět případnému požadavku vystavovatele na konkrétní umístění prezentačního místa.
    3. Prezentační místo nesmí vystavovatel, a to ani z části, přenechat třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu pořadatele.
    4. Umístění venkovních exponátů bude umožněno pouze při zakoupení venkovní výstavní plochy, která lze dokoupit pouze jako doplněk k prezentačnímu místu.
    5. Vystavovatel je oprávněn propagovat své výrobky a služby pouze na přiděleném prezentačním místě. Šíření letáků mimo prezentační místo, včetně zakládání na stoly v sále, vylepování materiálů či propagačních plakátů na okna, stěny nebo sloupy není dovoleno. Umístění firemních poutačů do ostatní částí konferenčního objektu mimo vlastní prezentační místo není dovoleno.
    6. Vystavovatel nesmí svojí prezentací omezovat ostatní vystavovatele (např. nadměrným hlukem, světelnými efekty, promítáním apod.)
    7. Vystavovatel ručí za dodržování bezpečnostních a požárních předpisů a za škody způsobené jeho jednáním nebo jednáním jím pověřených osob. Pořadatel neručí za vystavované exponáty a za neplnění způsobené zásahem vyšší moci. V prostorách konání akce je v jejím průběhu zakázáno nabízet ostatním účastníkům ve větší míře alkohol a návykové látky, kouřit a používat otevřený oheň.
    8. Připojení prezentačního místa k internetu není zajištěno a zajišťuje jej vystavovatel na vlastní náklady a prostřednictvím vlastní techniky.
  3. Vystavovatelský průkaz
    1. Vystavovatelský průkaz je vydáván v den akce vystavovateli, který splní veškeré podmínky k účasti na akci. Opravňuje jednu osobu dle určení vystavovatele ke vstupu na akci a odebrání stravovací poukázky. Vystavovatelský průkaz neopravňuje k odebrání materiálů určených pro účastníky akce. Vystavovatelé jsou povinni nosit v průběhu akce průkaz vyplněný a na viditelném místě. Bez vystavovatelského průkazu není dovoleno setrvávat v prostorách konání akce.
    2. Pro nositele vystavovatelských průkazů a jejich chování v prostorách akce platí Všeobecné podmínky pro návštěvníky, nevyplývá-li z vystavovatelského průkazu jinak.
    3. Pro nositele vystavovatelských průkazů není zajišťováno přednostní nebo rezervované parkování.
  4. Katalog vystavovatelů
    1. Vystavovatel má nárok na zveřejnění základního zápisu v katalogu vystavovatelů.
    2. Údaje jsou převzaty z formuláře, který je součástí objednávky. Za nepřesnosti v katalogu vzniklé chybným vyplněním formuláře vystavovatelem nenese pořadatel odpovědnost. V případě nedodání podkladů ve stanoveném termínu bude zveřejněn pouze název společnosti vystavovatele a místo působení.
    3. Vystavovatel má v nárok na zařazení informačního letáku do sborníku pro účastníky v rozsahu: formát A4, gramáž max. 135 g/m2, počet ks 950. Leták jiných parametrů bude přiložen ke konferenčním materiálům pouze po dohodě s pořadatelem.
    4. Letáky je nutno dodat na adresu pořadatele specifikovanou v nabídce v termínu stanoveném v objednávce. Letáky dodané po tomto termínu nebudou zařazeny a budou odmítnuty anebo vráceny vystavovateli na jeho náklady.
  5. Platební podmínky
    1. Úhrada prezentace musí být provedena před akcí na základě zálohové faktury vystavené pořadatelem. V případě prodlení vystavovatele s úhradou faktury si pořadatel vyhrazuje právo zrušit objednávku prezentace.
    2. Pro stornování již provedené objednávky platí následující storno podmínky:
      1. více než patnáct dnů před akcí – 0 % z výše objednávky
      2. 15–6 dnů před akcí – 30 % z výše objednávky
      3. 5 a méně dnů před akcí – 100 % z výše objednávky
      Termínem storna se rozumí den, kdy bylo stornování objednávky pořadateli doručeno.
    3. Storno objednávky musí být doručeno pořadateli na kontaktní adresu sekretariat@ponca.eu nebo písemně na adresu pořadatele. V případě, že poplatek (nebo jeho dostatečná část) nebyl v den storna uhrazen, má pořadatel nárok na jeho zaplacení do výše dle termínu storna a objednatel se zavazuje mu tuto částku v takovém případě uhradit nejpozději do deseti dnů po konání akce.
    4. V případě naplnění kapacity si pořadatel vyhrazuje právo zastavit příjem objednávek i před uplynutím termínu uzávěrky přihlášek.
  6. Odpovědnost za škody
    1. Vystavovatel odpovídá za dodržování bezpečnostních a požárních předpisů a za další škody způsobené jeho jednáním, nebo jednáním jím pověřených nebo jím využitých osob (úmyslným i neúmyslným).
    2. Vystavovatel zodpovídá za případnou ztrátu a poškození předaného mobiliáře.
    3. Pořadatel neodpovídá objednavateli ani jeho spoluvystavovatelům, zaměstnancům a spolupracujícím osobám za ztrátu, zničení či jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, zboží, obalů a balicího materiálu, odložené věci na prezentačním místě, bez ohledu na to, zda se zničení či jiné poškození stalo před zahájením, během či po skončení akce. Pořadatel též neodpovídá za poškození či odcizení vozidel, a to ani těch zaparkovaných na místech rezervovaných parkovací kartou, neboť předmětem plnění je pouze zajištění parkovacího místa, nikoliv následná ostraha. Objednavatel bere na vědomí, že je povinen uhradit případné škody způsobené pořadateli, dalším vystavovatelům nebo třetím osobám.
    4. Pojištění exponátů ani jiných předmětů ve vlastnictví objednavatele není součástí dodávky služeb.
    5. Pořadatel neručí za neplnění v důsledku zásahu vyšší moci, při výpadku energií mimo objekt, v němž je pořádána akce včetně případné venkovní výstavní plochy, v případě teroristického útoku nebo jiného trestného činu, vandalismu a v dalších případech, kdy nebylo plnění možné z důvodů neležících na straně pořadatele.
    6. Objednavatel se zavazuje zdržet se v průběhu akce v místě jejího konání a okolí jakýchkoliv dalších aktivit, neuvedených v objednávce nebo smlouvě, které vedou nebo mohou vést k prezentaci objednavatele, jeho produktů nebo služeb účastníkům konference mimo prostory defi nované v objednávce nebo smlouvě.
    7. Objednavatel se zavazuje zdržet se jakéhokoliv jednání, které by mělo za následek poškození důstojnosti a prestiže akce, třetích osob nebo narušení dobrých mravů.
    8. V případě porušení pravidel dle bodu 6. 6 zaplatí objednavatel pořadateli cenu plnění dle ceníku pořadatele, která odpovídá nesjednané aktivitě objednavatele. Objednavatel je povinen na výzvu pořadatele takovou aktivitu okamžitě ukončit a případně odstranit veškeré následky s touto aktivitou spojené. Platba bude uhrazena na základě faktury splatné 14 dnů po skončení akce.
    9. V případě porušení ustanovení dle bodu 6.6 nebo 6.7 zaplatí objednavatel pořadateli smluvní pokutu ve výši 10 000 Kč za každé jednotlivé porušení pravidel. Smluvní pokuta bude uhrazena na základě faktury splatné do 14 dnů po skončení akce. Tím není dotčeno právo pořadatele na úhradu způsobené škody a případně i na ukončení účasti objednavatele na akci.
  7. Ochrana osobních údajů a pořizování záznamů
    1. Veškerá dokumentace vztahu mezi vystavovatelem a pořadatelem, stejně jako všechny podklady potřebné pro jeho výkon jsou pořizovány a zpracovávány v souladu se Zásadami zpracování osobních údajů.
    2. Pořadatel informuje, že v průběhu akce jsou pořizovány audio i video záznamy přednáškové části akce a dále jsou pořizovány fotografie z celé akce včetně vystavovatelské části v souladu s ustanoveními § 88 a § 89 zák. č. 89/2012 Sb.
    3. Účelem pořizování záznamů je výkon práv a oprávněných zájmů pořadatele ve formě dokumentace průběhu akce, předkládání informací o akci partnerům akce a propagace akce, a informování o akci prostřednictvím zpravodajství.
    4. Vystavovatel svou účastí na akci bere na vědomí, že jeho účast může být obsažena na fotodokumentaci a souhlasí s tím.
    5. Vystavovatel je oprávněn pořizovat z akce a všech jejích jemu přístupných součástí audio i video dokumentaci pro vlastní potřebu v rozsahu, ve kterému mu to umožňuje platný právní řád. Přitom je povinen šetřit práva třetích osob a nijak nenarušovat průběh akce.

Tyto obchodní podmínky byly naposledy změněny a nabývají účinnosti dne 1. 12. 2018.